Publicada no Diário da República, 1.ª série, N.º 120 de 23 de Junho de 2010, e regulamenta a certificação prévia dos programas informáticos de faturação.
Todas as que sendo sujeitos passivos de IRS ou de IRC, utilizem programas de faturação para a emissão de faturas ou documentos equivalentes, ou ainda, talões de venda, e não estejam excluídas nos termos do nº 2 do artigo 2º.
a) Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor.
b) Tenham operações exclusivamente com clientes que exerçam atividades de produção, comércio ou prestação de serviços, incluindo os de natureza profissional.
c) Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a € 150 000.
d) Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades.
Sim, só é exigida certificação para programas que emitam faturas, documentos equivalentes ou talões de venda.
A certificação é por programa de faturação, devendo a empresa produtora pedir a certificação para cada um dos diferentes programas de faturação que produza.
Não, ainda que tenha um volume de negócios superior a € 150 000, é necessário que, cumulativamente, emita mais de 1 000 documentos.
Todas as aplicações que emitam faturas a entregar ao cliente, devem ser objeto de certificação. Se os valores a faturar são apurados numa outra aplicação, mas a emissão da fatura é feita apenas na aplicação de faturação, só esta deve ser certificada.
Sim, passa a ser obrigado a utilizar um software certificado e, consequentemente, ficará obrigado a exportar o SAFT-PT.
Só a aplicação que emite a faturação deve ser certificada, devendo reunir os respetivos requisitos.
Em nenhuma circunstância será aceitável a geração de uma nova assinatura para um qualquer documento. Para correção de um valor em qualquer um dos campos com relevância fiscal, terá que ser anulado o documento e criado um novo garantindo a sequência existente.
Nunca! Em situações excecionais, tais como perda de cópia de segurança, mudança de software para outro produtor, integração de dados no back-office de documentos de diferentes produtores e integração de documentos de sistemas de venda desconectados (pda), os documentos devem ser tratados com as seguintes regras:
- Têm de ter uma série independente tipificada para o efeito.
- Não podem ser assinados no sistema que os integra, devendo ser tratados como cópias do documento original e armazenados sem qualquer assinatura.
- Devem ser exportados da mesma forma para o SAF-T, apesar de não terem assinatura do sistema integrador.
- As faturas não assinadas pelo sistema integrador devem ser impressas com a indicação “Cópia do documento original”.
De acordo com o artigo 2.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, com a redação dada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro, todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, com as exceções constantes do n.º 2 do artigo 2.º passam a estar obrigados a utilizar, exclusivamente, um programa de faturação certificado. Deixa, portanto, de ser possível, após 1 de abril de 2012, o uso de máquina registadora ou a faturação manual emitida em documentos impressos por tipografias autorizadas, passando a sistema universal de faturação, a utilização de programa certificado. Isto é, com esta nova portaria, a lei passou a impor a utilização de programa certificado como forma, exclusiva, de emissão de faturas ou documentos equivalentes e talões de venda. Esta obrigatoriedade de utilização de programa certificado vigora a partir de 1 de abril de 2012 para sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 125 000 e a partir de 1 de janeiro, para os sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 100 000. Os sujeitos passivos que utilizem programas multi empresa ou que optem pela utilização de programa informático de faturação estão, em qualquer caso, obrigados a utilizar programa certificado, exceto se, diretamente ou através de empresa do mesmo grupo económico, forem titulares dos direitos de autor do programa utilizado.
De acordo com o disposto no nº 2 do artigo 2º da Portaria nº 363/2010, de 23 de junho, excluem-se da obrigatoriedade de utilização de programas de faturação certificados, os sujeitos passivos que reúnam algum dos seguintes requisitos:
a) Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor.
b) Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a €100.000,00, sendo que, este limite é de € 125.000,00 até ao final do ano de 2012.
c) Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades.
d) Efetuem transmissões de bens através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré-impresso e ao portador comprovativo do pagamento. Bastará que apenas uma destas condições se verifique para que o utilizador esteja dispensado.
Tem que adquirir um software de faturação certificado, porque a Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, obriga à sua utilização deixando de ser possível a emissão de faturas manuais ou a utilização de máquina registadora, como formas de faturaçã.
Não, essa exclusão que constava da versão inicial da alínea b) do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de junho, foi revogada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro, pelo que atualmente nessas situações existe igualmente a obrigatoriedade de utilizar Programa de Faturação Certificado.
Sim, nesse caso está excluída da obrigatoriedade de utilizar Programa de Faturação Certificado, porque basta reunir uma das condições de exclusão do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de junho, para que fique dispensado.
A obrigatoriedade de utilização de software certificado aplica-se aos sujeitos passivos e não às atividades. Assim, o volume de negócios, bem como o número de faturas emitidas a considerar para efeitos de possível exclusão é o da entidade. A exigência de programa de faturação certificado aplica-se a todas as atividades exercidas, independentemente do seu local de prestação, podendo utilizar programas diferentes, desde que sejam todos certificados.
Apenas nos casos em que não esteja obrigado a ter programa certificado, isto é, se o volume de negócios, relativo ao ano anterior, for igual ou inferior a € 125 000 (€ 100 000, a partir de 1 de janeiro de 2013).
Sim, de acordo com a alínea b) do n.º 3 do art.º 2.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, os programas multi-empresa devem ser certificados entende-se como tal, os que permitam a sua utilização, simultânea, por mais do que uma empresa e os utilizados para fazer a auto-facturação de fornecedores.
Sim, na medida em que está obrigado a ter programa de faturação certificado, este obrigatoriamente deve estar apto a exportar o ficheiro SAF-T PT.
As faturas ou documentos equivalentes só podem ser emitidas de forma manual em caso de inoperacionalidade do programa (nos termos do artigo 8.º da Portaria 363/2010). Podem também ser considerados casos de inoperacionalidade do programa, as situações em que o acesso ao programa se mostre inviável. Os documentos assim emitidos devem ser integrados no programa imediatamente após a cessação da sua inoperacionalidade, utilizando uma numeração sequencial própria e uma série específica, anual ou plurianual, por tipo de documento.
Para além da obrigatoriedade de utilização de programas certificados, foram ainda introduzidas alterações de ordem técnica, que se encontram referidas no ofício circulado n.º 50 000/2012, pelo que os produtores de software podem ter de atualizar os seus programas. De um modo geral, a introdução de tais alterações constitui uma obrigação dos produtores de software nos termos do contrato de utilização/manutenção.
Nos termos dos artigos 6º e 7º. da Portaria 363/2010, de 23 de junho, são assinados os seguintes documentos:
- As faturas ou documentos equivalentes e os talões de venda.
- As guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que sirvam de documento de transporte, nos termos do Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho.
- Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa.
Se não está obrigado a utilizar programa certificado, pode continuar a usar faturas manuais (impressas em tipografias autorizadas). Porém, os sujeitos passivos que não reúnam nenhum dos requisitos de exclusão, só podem emitir faturas impressas em tipografias autorizadas em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, devendo ser posteriormente recuperadas para o programa.
Se não está obrigado a utilizar programa certificado de faturação, pode continuar a utilizar documentos emitidos por máquinas registadoras. Deve, todavia, ter em consideração que foram igualmente estabelecidas regras a observar pelas máquinas registadoras. Assim:
- Os equipamentos ou programas de faturação não certificados que, para além dos talões de venda, emitam quaisquer outros documentos suscetíveis de apresentação aos clientes como comprovativo da transmissão de bens ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa, devem:
a) Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos:
I) Data e hora da emissão.
II) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços.
III) Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados.
IV) O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto.
V) A indicação de que não serve de fatura.
b) Registar os documentos numa série específica, em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal eletrónico, evidenciando igualmente os documentos anulados.
Os documentos emitidos, em modo de treino, pelos equipamentos ou programas de faturação não certificados, devem conter obrigatoriamente a menção "Documento emitido para fins de formação" (sem aspas).
O sujeito passivo pode usar um ou mais programas certificados nos seus locais de venda, devendo fornecer um ficheiro XML de SAF-T PT de cada um deles. Deve(m) ser criada(s) série(s) específica(s) para cada um dos estabelecimentos, de modo a que as faturas, documentos equivalentes e talões emitidos, incluam juntamente com o número do documento essa série específica do estabelecimento, que os permita distinguir entre si.
Não. No entanto, as faturas "pro forma", orçamentos, bem como quaisquer outros documentos com eficácia externa eventualmente emitidos por um programa de faturação, não sujeitos a assinatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, conter a expressão "Este documento não serve de fatura", competindo ao produtor de software criar condições que não permitam tais alterações de layouts, de modo a impedir qualquer confusão com uma fatura.
Em qualquer momento pode optar pela utilização de um programa certificado.
Poderá fazê-lo, enquanto reunir os requisitos de exclusão anteriormente mencionados, nomeadamente os relativos ao volume de negócios e número de documentos emitidos.
A obrigação em causa está inserida no âmbito das obrigações contabilísticas das entidades que exercem, a título principal, uma atividade comercial, industrial ou agrícola. Não sendo este o caso das IPSS, não estão obrigadas a utilizar programa de faturação certificado.
Os titulares de rendimentos da categoria B são obrigados a passar recibo, em modelo oficial, ou, em alternativa, a emitir fatura ou documento equivalente e a emitir documento de quitação das importâncias recebidas. Por outro lado, os sujeitos passivos de IRS, com contabilidade organizada, por força do disposto no artigo 117.º do Código do IRS, são obrigados a observar as disposições do artigo 123.º do Código do IRC. No âmbito destas obrigações contabilísticas encontra-se a obrigação de utilização de programas de faturação certificados. Tal significa que, desde que os sujeitos passivos de IRS tenham contabilidade organizada, emitam mais de 1000 documentos e tenham um volume de negócios superior a € 125.000, estão obrigados a utilizar programa certificado a partir de 1 de abril, não podendo utilizar os recibos de modelo oficial.
Não é necessária qualquer menção porque essas faturas manuais consideram-se emitidas em forma legal. A sua recuperação obrigatória, à posteriori, para o sistema de faturação é apenas por uma questão de integração na mesma base de dados de toda a faturação emitida, não sendo necessário imprimi-las e enviá-las aos clientes.
